7 żelaznych zasad wyboru dobrego biura rachunkowego

Z biurem rachunkowym najlepiej pozostawać w długoterminowej umowie. Zapewnia to firmie bezpieczeństwo oraz pewność, że w przypadku kontroli podatkowej, często przeprowadzanej po 3-4 latach, wyjaśnieniami zajmą się osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ten okres podatkowy. Aby jednak dokonać trafnego wyboru, należy najpierw zweryfikować kilka ważnych aspektów.

Zasada 1 – Sprawdź czy w biurze pracuje osoba posiadająca certyfikat księgowego, biegły rewident lub doradca podatkowy.

Bez względu na to, czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych będzie podlegało regulacji w Polsce czy nie, biuro reprezentowane przez osobę posiadającą certyfikat księgowy, biegłego rewidenta lub doradcę podatkowego zapewni fachową i merytoryczną obsługę, gdyż osoby te zdobywają doświadczenie zarówno na szkoleniach, jak i w trakcie wykonywania zawodu. Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg muszą również zdać egzaminy potwierdzające zdobytą wiedzę. Dla klienta jest to rodzaj potwierdzenia, że ma do czynienia z fachowcem. Księgowy bez odpowiednich uprawnień przypomina taksówkarza bez prawa jazdy. Nawet jeśli taki taksówkarz prowadzi samochód wyśmienicie, pojechalibyście z nim w trasę?

Zasada 2 – Sprawdź ważność i kwotę ubezpieczenia polisy od odpowiedzialności cywilnej.

Należy pamiętać, że przed urzędem skarbowym za błędy księgowe odpowiedzialność ponosi podatnik. Z tej odpowiedzialności nie można się zwolnić w drodze umowy cywilnoprawnej zawartej z biurem rachunkowym, gdyż biuro, pomimo faktycznego wykonywania wszelkich czynności związanych z wyliczeniem zobowiązania podatkowego czy złożeniem deklaracji nie przejmuje roli podatnika.

Aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami klienta, biuro rachunkowe powinno mieć ważną polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Posiadanie takiej polisy jest obowiązkowe. Jest to forma zabezpieczenia przed popełnieniem ewentualnych błędów i świadczy o tym, iż prowadzący biuro traktują swoją pracę i klientów poważnie.

Zasada 3 – Sprawdź dokładnie cennik – policz opłaty na poziomie rocznym.

Niektóre czynności księgowo-rachunkowe są wykonywane przez biuro raz na kwartał lub raz w roku. Czasami biura rachunkowe kuszą niskim kosztem księgowania w przeliczeniu na jedną transakcję. Może się jednak okazać, że miesięczny koszt jest znacznie wyższy, ponieważ za każdą dodatkową usługę trzeba dopłacić, a biuro nie przedstawiło pełnego cennika przy podpisywaniu umowy. Sprawdź na jakiej zasadzie ustalono miesięczną cenę i jakie usługi wchodzą w zakres opłacanego ryczałtu. Im dokładniejszy cennik, tym mniej niespodzianek w przyszłości.

Zasada 4 – Sprawdź ile osób pracuje w biurze i jak długo istnieje biuro.

Nie należy sugerować się tym, że dłużej działające i większe biuro rachunkowe jest lepsze. Czasami jest wręcz przeciwnie. Mimo to biuro z niewielkim stażem i 2-3 zatrudnionymi osobami to ryzyko, że w sytuacji kryzysowej urząd skarbowy, bank lub udziałowcy nie otrzymają ważnych informacji w wymaganym terminie.

Zasada 5 – Dowiedz się jak wygląda kontakt z klientem.

Wybierając biuro rachunkowe należy zwrócić uwagę na to, jak zorganizowany jest kontakt z klientem. Duży wpływ na efektywność współpracy ma fakt, że możemy mieć bezpośredni kontakt z osobą odpowiedzialną za księgowość naszej spółki i że osoba ta posiada nie tylko dobre wykształcenie teoretyczne, ale i bogate doświadczenie w praktyce.

W sektorze usług dla biznesu średnia rotacja personelu wynosi 23%. Przy wyborze biura należy dowiedzieć się w jaki sposób działa obieg dokumentacji i informacji. Poza tym ważne jest, aby zmiana osoby opiekującej się firmą była dla klienta prawie niezauważalna, a sprawy naszej spółki zostały dokładnie przekazane nowozatrudnionej osobie.

Zasada 6 – Odwiedź biuro przed podpisaniem umowy.

Praca księgowych wymaga skupienia i dobrej organizacji. Odwiedź biuro, w którym pracują i zobacz czy panuje tam porządek, czy dokumenty są starannie przechowywane. W razie jakiejkolwiek kontroli skarbowej to podatnik ma obowiązek przedstawić oryginały dokumentów. Jeżeli biuro nie ma wdrożonych wewnętrznych procesów archiwizacji i nie przykłada nich należnej wagi, w przyszłości może się okazać, że niektórych dokumentów brakuje.

Zasada 7 – Sprawdź pełen zakres oferty biura.

Niejednokrotnie atutem dobrego biura rachunkowego są dodatkowe usługi dostępne dla klientów. Dla firmy prowadzącej roczne budżety istotne będzie czy można uzyskać dodatkowe raporty zdefiniowane na potrzeby spółki. Ważne też czy biuro daje dostęp do danych księgowych przez internet. Często biura oddają do dyspozycji program do wystawiania faktur. Niektóre biura mają też bogatą ofertę na inne usługi np. doradcy podatkowego czy wsparcia IT.